home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / writgaid / 12530a01.ziv / SUMMARY.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-04-20  |  18.0 KB  |  385 lines
  1.  
  2.  
  3.                                    SUMMARY
  4.  
  5.  
  6.                      RMS-III: REFERENCE MANAGEMENT SYSTEM
  7.  
  8.                                III Version 3.2
  9.  
  10.  
  11.                        A Personal System for Managing
  12.                         Entry, Search, and Report of
  13.                         Bibliographic/Reference Data
  14.  
  15.  
  16.                             Mulberry Software,Inc.
  17.                              234 Mulberry Place
  18.                             Ridgewood, New Jersey
  19.  
  20.  
  21.                           Program & Documentation
  22.                 Copyright (c) 1995 by Mulberry Software,Inc.
  23.                             All Rights Reserved
  24.  
  25.  
  26.              This is an introductory/summary of RMS-III. It is
  27.              extracted from the RMS-MAN.DOC file to provide an
  28.              immediate, uncompressed indication of the program.
  29.  
  30.              THIS IS NOT THE USER REFERENCE MANUAL - use the
  31.              RMS-MAN.DOC file for that purpose as it contains
  32.              many more details of actual operating procedures.
  33.  
  34.  
  35. --------------------------------------------------------------------------
  36.  
  37.                                TOPICS OUTLINED
  38.  
  39.  
  40.     General Description               Database and Index Files
  41.  
  42.     Structure of RMS-III              Record Maintenamce
  43.  
  44.     System Requirements               Search Techniques
  45.  
  46.     Installation and Start-up         Document Generation
  47.  
  48.     Record Display & Structure        Utilities
  49.  
  50.     Data File Characteristics         Concluding Remarks
  51.  
  52.  
  53.  
  54. --------------------------------------------------------------------------
  55.  
  56.                             GENERAL DESCRIPTION
  57.  
  58.  
  59. RMS-III: Reference Management System provides an annotated menu driven
  60. system for operations relevant to bibliographic reference handling: data
  61. entry, viewing, editing, searching, screening, tabulation and reporting.
  62. It provides data file compatibility with Borland's dBase III+ (R) so that
  63. data can be easily utilized elsewhere. It also provides greater speed for
  64. speed for many operations than is possible in non-compiled applications.
  65.  
  66. Reference material in files is managed as records which contain data
  67. fields.  There are fields for author(s), title, source (publication,
  68. volume, pages, year, type), key words, sponsor, language, comments,
  69. special codes, and abstract.  A single record structure is used for all
  70. source types; built in manipulations (and user definitions) provide for
  71. treatment of different record/source types.
  72.  
  73. All fields can be searched by several techniques to find records of
  74. particular interest.  Records can be indexed or sorted by various key
  75. fields.  Duplicate records within and between database files can be
  76. identified and eliminated. Individual records and subsets of the data-
  77. base can be extracted to create new databases or reports; extraction
  78. can be specified by any user-designated order or search match criteria.
  79. Authority/topical and statistical data can be tabulated for independent
  80. output and for access during entry and search operations.
  81.  
  82. Report content and format can be widely varied to accomodate many
  83. different requirements: publication bibliography variations (APA, etc),
  84. library listings, research notes, catalogues, card files.  Styles not
  85. included can often be generated by user definitions.  Reports can be
  86. stored to disk-file for incorporation into word processor texts, or
  87. printed in hard copy form.
  88.  
  89. In addition to the basic data management, there are utilities for file
  90. manipulations and maintenance such as create, erase, append, backup,
  91. condense, and check status.  The utilities also allow data field
  92. search/replace and re-numbering of record identification.  Limited
  93. printer manipulation is also provided. There are facilities to import
  94. and export data of different format types.
  95.  
  96. Background information is provided throughout the program, and individual
  97. operations generally include online help and information items.
  98.  
  99.  
  100. ========================================================================
  101.  
  102.              STRUCTURE OF RMS-III: REFERENCE MANAGEMENT SYSTEM
  103.  
  104.  
  105. RMS-III is organized in five operating menus.  Each Menu and Sub-Menu
  106. function is accessed by either (a) entering its number, 1-7, in a
  107. highlighted selection box, or (b) using the corresponding function key.
  108. The following table shows the menu structure.
  109.  
  110.                       System Outline, from MAIN MENU:
  111.  
  112.      1.          2.              3.            4.           5.
  113.    INFO      UTILITIES        MANAGEMENT    SEARCH       REPORTS
  114.    Terms     Information      Information   Information  Information
  115.    Outline   File Status      Open File     Open File    Open File
  116.    Notes     File Operations  Add Records   Scanning     Topic Freq.
  117.              File I/O         Edit Records  Single Item  Topic Index
  118.              User Definitions Scan Records  MultipleItem Lists/Cards
  119.              Printer Set-Up   Check Dups.   Mixed-Logic  Word Proc.
  120.  
  121. Menu screens are numbered for easy reference. Primary menus includes an
  122. information section which presents purpose and operation of the menu
  123. items.  Additional "help" is available within many menu selections. The
  124. utility menus open up sub-menus with additional options.  There is some
  125. redundancy among menus to minimize switching.
  126.  
  127. The entire system can be reviewed, with the DEMO database, by scanning
  128. the menus in default modes; this is recommended for a fast introduction
  129. to the system.
  130.  
  131.  
  132. ________________________________________________________________________
  133.  
  134.                             SYSTEM REQUIREMENTS
  135.  
  136. RMS-III runs on fully IBM compatible systems, from XT through Pentium(R)
  137. types; it can run as a DOS application under MS-Windows(R). A fixed disk
  138. is highly recommended; 1300Kb should be available for the program and
  139. documentation plus whatever will be needed for your data files. (Without
  140. the documentation files, only 980 kb is needed.)
  141.  
  142. The program can be run from high density floppies (720 kb and greater),
  143. but the speed of many operations will be slow.  Operation from low
  144. density floppies (360 kb) is possible but not advised.
  145.  
  146. The recommended memory level is 512 kbytes, although as little as 490 can
  147. suffice (e.g., if you are running in a window).  The config.sys boot-up
  148. file must contain the lines files=25 or more and buffers=25 or more.
  149.  
  150. dBase-III or similar database software is not required. You may wish to
  151. use such products to do operations that may not be offered in RMS-III.
  152. Also, though not necessary, there are some dBase type commands that can
  153. be utilized within RMS-III if you are familiar with the language syntax.
  154.  
  155.  
  156. ________________________________________________________________________
  157.  
  158.                        INSTALLATION & START-UP
  159.  
  160. Installation must be done using the RMS-III INSTALL program (with its
  161. location set as the active drive/path).  This will de-compress stored
  162. program files and provide options for type of disk set-up and selection
  163. of monitor types.  All of the initial parameters can be changed within
  164. the program. If you received RMS-III on a CD-ROM, you may have to copy
  165. the files to a temporary disk or directory for installation (CD-ROM
  166. procedures vary greatly).  More details may be found in other files:
  167. VENDINFO.DIZ (if present), README's and RMS-MAN.DOC.
  168.  
  169. Most likely the program will need no further setup and can be started
  170. immediately.  Simply switch to the drive and directory containing the
  171. program files and type:
  172.                             RMS <enter>
  173.  
  174. This will start the program.  A license notification will appear as the
  175. first screen until your license number is activated.  The main menu will
  176. follow.
  177.  
  178.  _______________________________________________________________________
  179.  
  180.                        RECORD DISPLAY AND STRUCTURE
  181.  
  182. Data entry and editing are done in a full screen display which presents
  183. all the data of a record as well as some status and control information.
  184. The full screen data display is used in several sections of the program 
  185. and is central to the system operation.
  186.  
  187. The main part of the display is the data presentation which shows the
  188. complete set of data fields for the record.  Shaded areas indicate the
  189. data fields and the size allocated for each. RMS-III uses 20 data fields
  190. of fixed length and one memo/abstract field of variable length.  These
  191. fields accomodate many types of data structures and output formats by
  192. combination of built-in function operations and spill-over handling.
  193. The defined fields and their lengths are as follows:
  194.  
  195. Field   Name   Length   Field   Name    Length  Field   Name    Length
  196.  
  197.   1   IDENT_NO     5       8   SOURCE     128     15   COMMENT    192
  198.   2   INDEX_NO     5       9   VOLUME      10     16   LANGUAGE    10
  199.   3   CODE_1      14      10   YEAR        10     17   TYPE        11
  200.   4   CODE_2      14      11   PAGE_FRST    6     18   NREFS        5
  201.   5   LST_NAME    15      12   PAGE_LAST    6     19   SPONSOR     32
  202.   6   FST_NAME    10      13   TITLE      128     20   ABSYN        1
  203.   7   AUTHOR_2    64      14   KEY_WORDS  128     21   NOTES    (memo)
  204.  
  205.  
  206. _______________________________________________________________________
  207.  
  208.                        DATA FIELD CHARACTERISTICS
  209.  
  210. The Ident_No, Index_No, and Code_1, and Code_2 fields are provided for
  211. general purpose identification and tracking based on user defined
  212. schemes.  The Ident_no can provide a record identification (in addition
  213. to the record number).  The Index_No field can be used to code in schemes
  214. for rapid grouping or ordering based on general record content or class
  215. of information (e.g., subject index); it is for user definition and has
  216. no other internal purpose.  The Code_#'s can be used at will; they are
  217. especially suited for publication data such as ISSN, ISBN, or DEWEY nos.
  218.  
  219. Authors.  Separation is made between first authors and additional authors.
  220. The first author's first and last names are separate to facilitate certain
  221. internal operations.  Other authors are included on a separate line. The
  222. format of authors names is adjusted at time of output to meet different
  223. requirements.  Name entries can be tested to check their correct handling.
  224.  
  225. Reference source, volume, year, pages, title, and language are all
  226. obvious.  The source and title fields have been made long to accommodate
  227. extended entries.  If they are not adequate in a particular case, you
  228. might use the comment field for additional data.  'Nrefs' is used to
  229. include the number of references cited in an entry, a data point that
  230. can be very useful in expanding a search.
  231.  
  232. The 'type' field can have some obvious and not-so-obvious uses depending
  233. on your purposes and possible interfacing to other applications.  Type
  234. designations might include article, book, chapter, conf.proc., thesis,
  235. video, record, etc.  These designations can also be used in some cases
  236. to control output format. 
  237.  
  238. Keywords and sponsors can include multiple entries if they are separated
  239. with comma and space.  This will permit searching and listing based on a
  240. series on entries.  Lists of key words and their use frequency in the
  241. report menu (see topical lists).  Such lists can be accessed in the data
  242. entry and search operations.
  243.  
  244. Comments can include up to three lines of whatever notes, annotations, or
  245. comments you care to enter.  This area is included as a supplement to the
  246. abstract area, the text of which is not presented on the main display
  247. screen.  It is also used as a spill-over area for authors, title, and
  248. source data that exceeds the normal field length.
  249.  
  250. The abstract field is special type of entry which is included as a memo
  251. and has a different type of behavior.  As explained under definitions, a
  252. memo field accommodates extended and variable length data entries.  This
  253. can be an abstract or any other entry you wish to make.  From the multi-
  254. item search menu, the memo field can be searched for words or phrases.
  255. (You can import and export text files through the abstract editor.)
  256.  
  257.  
  258. --------------------------------------------------------------------------
  259.  
  260.                           DATABASE & INDEX FILES
  261.  
  262. Databases may be created in either the Utility Menu or in the Management
  263. Menu.  There is no limit to the number of databases that can be created
  264. and the number of records in a database is not limited (internally).
  265. Database files can be opened in any of the primary menus.
  266.  
  267. Index files are optional; they control/modify the order in which records
  268. are presented.  A database file may have several indices, each built on
  269. different fields or combinations thereof (keys), however, only one index
  270. can be active at any one time.  An active index is automatically up-dated
  271. if records are changed.
  272.  
  273.  
  274. --------------------------------------------------------------------------
  275.  
  276.                              RECORD MANAGEMENT
  277.  
  278. The Record Management Menu provides for the primary record operations of
  279. data entry, editing, viewing, scanning, duplicate checking and elimination.
  280.  
  281. Adding, editing, and viewing records uses the full screen record display
  282. which shows all data fields (discussed earlier). In this display mode, the
  283. F1 help/list feature can provide information on data entry characteristics
  284. and lists of existing data for several critical fields.
  285.  
  286. Rapid Scan view options provide simultaneous display of multiple records
  287. by showing only selected fields. One option displays a bibliographic type
  288. format.  A second option gives a one line display of author, date, title,
  289. and number, from which any record is readily displayed in full.
  290.  
  291. Duplicate record checking can be done within a database, or between two
  292. databases.  Duplicates are marked, and deletion is done as a separate
  293. step; this provides some safety as well as other operational uses of the
  294. record marking feature.  There are options to view, select, de-select,
  295. and transfer records which have been marked.
  296.  
  297.  
  298. _________________________________________________________________________
  299.  
  300.                             SEARCH TECHNIQUES
  301.  
  302. Four search techniques are facilitated through the Search Menu:
  303. view/search, unique item listing (single field), generalized multi-field
  304. search, and mixed logic constructions.  The first is appropriate to
  305. general viewing of single records, the others are appropriate to complex
  306. searches, culling, or ordering of specific groups of records according
  307. to user selected criteria.  The multi-field and mixed-logic searches
  308. allow for Booliean logic search criteria, and control of searched fields
  309. (including the abstract/memo field) and report output.
  310.  
  311.  
  312. _________________________________________________________________________
  313.  
  314.                          REPORT/DOCUMENT GENERATION
  315.  
  316. Output of reference/bibliographic reports and topical list/index reports
  317. is addressed in Document Generation.
  318.  
  319. Topical lists present special information based on single fields within
  320. the records, e.g., subjects (key words), authors, sponsors, etc.  These
  321. can be useful for checking the consistency of entries and in analysis of
  322. the reference data.  Their most important function is in the help/list
  323. operations of the data entry, editing, and search operations.  Topical
  324. indexes identify specific records in which topic items are located. They
  325. are similar to the lists, but they are not critical to other operations.
  326.  
  327. Reference/bibliographic reports can be prepared from either of two
  328. internal formats (with many variations), or from external, user defined
  329. style files, UDS's.  The internal formats are (a) line (linear) type
  330. used for most bibliographical listings, or (b) card (block) type for
  331. preparation of `file cards' of several popular sizes.  The external,
  332. UDS files provide for styles approximating several common formats: APA,
  333. Chicago A & B, Turabian.  Others can be defined as required.  Any of
  334. these reports can be directed to a hard copy printer or to a disk file
  335. that can be used as input in other operations, e.g., a word processor.
  336.  
  337. The internal formats provide no special attributes such as bold,
  338. underlining, subscripts, etc.  If needed, these must be added with the
  339. aid of a wordprocessor, or with the user defined styles.
  340.  
  341. _______________________________________________________________________
  342.  
  343.                              UTILITIES
  344.  
  345. The utilities provide system and file information, file manipulations,
  346. printer setup, import/export, and user defined style (UDS) definitions.
  347. Many of these items are essentially self explanatory e.g., list, create,
  348. index, sort, import, append, erase, condense, renumber, search/replace.
  349.  
  350. There are some redundancies between the various utility menus and between
  351. the utilities and other program operations.  For example, database files
  352. can be listed or opened in several places.  Some printer controls can also
  353. be handled in the report menu, and there are similarities between custom
  354. export and user defined output style operations.
  355.  
  356. An add-in utility is available which expands the capabilities for import
  357. and export of data.  This is the TSX translation module.  It can be used
  358. to adjust formats of downloaded data.  It is not included in all RMS-III
  359. distributions due to size considerations.  See README.TSX for details and
  360. availability.
  361.  
  362. _________________________________________________________________________
  363.  
  364.                             CONCLUDING REMARKS
  365.  
  366. As noted earlier, the entire RMS-III system can be reviewed by scanning
  367. the menus in default modes; this is recommended for a fast introduction
  368. to the system.  Use the database named DEMO to examine the database
  369. operations.  The DEMO file and the RMS-III help items (F1) include most
  370. of the information in this summary file, as well as additional tips and
  371. operational details.  The DEMO file abstracts also contain useful tips.
  372.  
  373. RMS-III tries to provide considerably flexibility in handling reference
  374. data of many types. It is generally set up for bibliographic material from
  375. books, articles, etc.  However, it has been used for many other forms of
  376. data collection and reporting.  The guide lines outlined here are just
  377. that - guides.  You should experiment to find what works best for your
  378. materials, application, requirements, and work style.  There are many
  379. possibilities.
  380.  
  381.  
  382.  
  383. END
  384.  
  385.